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Werte Mitgliedsvereine,

ab dem 01. Januar 2025 sind Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb handeln, verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen. Diese Rechnungsinformationen werden elektronisch übermittelt, eingelesen und bearbeitet.

E-Rechnungen entsprechen der EU-Norm (EU 16931) und sind als gültiges Rechnungsformat anerkannt. Typische Formate sind XML-Dateien, die in Deutschland bei zwei führenden Formaten integriert sind: ZUGFeRD oder XRechnung.

Beim ZUGFeRD Format steht die E-Rechnung sowohl im bekannten PDF-Format, als auch im benötigten XML Format zur Verfügung. Wichtig ist, dass beim Versenden der Rechnung beide Daten gesendet werden. Die PDF dient nur der visuellen Darstellung. Hier ist der Link zum kostenlosen Download des Infopakets und der Anmeldung für den Download von ZUGFeRD 2.3.

Bei der XRechnung steht lediglich die XML-Datei zur Verfügung. Um diese auszulesen, wird eine zusätzliche Software, wie z. B. DATEV, Lexware (ab 2025), sevDesk oder eine andere Buchhaltungssoftware benötigt. Auch zum Versenden wird lediglich die XML-Datei benötigt.

Zu beachten ist, dass E-Mails oder PDF-Dateien als „sonstige Rechnungen“ gelten und somit nicht als E-Rechnung anerkannt werden. Auch gescannte Papierrechnungen im PDF-Format oder digitale Fotos gelten nicht als E-Rechnungen.

Das Ausstellen von Rechnungen im PDF-Format ist noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich, sofern der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Für Vereine mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € gibt es eine Übergangsregelung: Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen auch ohne E-Rechnung stellen. Ab dem Jahr 2028 ist die Nutzung von E-Rechnungen für Vereine, die als Unternehmen gelten, verpflichtend – sowohl beim Erstellen als auch beim Empfangen.

Ausnahmen gelten für bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, wie beispielsweise Kurs- oder Teilnehmergebühren und Leistungen der Jugendhilfe. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen an ausländische Unternehmen und an private Endverbraucher sind ebenfalls ausgenommen. Mitgliedsbeiträge erfordern keine E-Rechnung; jedoch ist bei Sponsoring eine E-Rechnung erforderlich.

Die Archivierung der E-Rechnung muss für mindestens 10 Jahre in ihrem ursprünglichen Format erfolgen, unverändert und digital. Falls eine E-Rechnung per E-Mail empfangen wird, muss diese E-Mail ebenfalls archiviert werden.